1. Reunir y validar los datos

La persona que prepara el servicio debe disponer de la información del transportista y contratante, recorrido, fecha, autobús, conductor y naturaleza. En discrecionales y turísticos se incorporan las paradas intermedias cuando proceda.

Los datos pueden reutilizarse desde catálogos o desde otro programa, pero deben quedar estructurados y revisados antes de emitir.

2. Generar el documento antes de la salida

La aplicación transforma los datos en un PDF nativo y registra la fecha y hora de creación. Ese fichero no debe superar 5 MB e incorpora el QR con la URL única.

La creación previa no es una recomendación: la resolución la exige siempre antes del inicio efectivo del servicio.

3. Entregar una copia al conductor

El conductor puede recibir una copia electrónica que muestre en su dispositivo móvil o una copia impresa. Las dos deben contener el QR. También puede llevar el QR como fichero independiente.

La empresa debe asegurarse de que el conductor sabe dónde está la copia y cómo presentarla. En carretera puede mostrar el documento con el QR o únicamente el QR.

4. Actualizar si cambia el servicio

Si es necesario modificar datos durante la realización, puede actualizarse el mismo PDF o emitirse uno nuevo. El método elegido debe conservar la trazabilidad y el conductor debe recibir la versión actualizada.

No son válidas las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa.

5. Conservar y localizar

Tras finalizar el servicio, el fichero debe conservarse durante al menos un año. El histórico debería permitir localizarlo por fechas, matrículas, conductores, clientes o referencia interna.

La URL utilizada en carretera puede desactivarse siete días después de terminar el servicio, pero el archivo de conservación sigue siendo obligatorio.

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