Más que rellenar una plantilla

Una plantilla puede ayudar a ordenar campos, pero no resuelve por sí sola la generación nativa del PDF, el registro de fecha y hora, el QR, la URL de descarga directa, las modificaciones ni la conservación. El generador debe unir esas piezas en un proceso sencillo para el personal que prepara los servicios.

La implantación se adapta a la operativa real: quién recibe los datos del cliente, cuándo se asignan vehículo y conductor, cómo se entrega el documento y qué ocurre si hay un cambio durante el servicio.

Funciones que debe cubrir

• Alta de empresa transportista, contratante, origen, destino, fecha, vehículo, conductor y naturaleza del servicio.
• Validación de los campos obligatorios antes de emitir el documento.
• Generación nativa de PDF con un tamaño máximo de 5 MB.
• Código QR asociado a una URL HTTPS única y específica.
• Descarga directa sin credenciales, botones ni pasos manuales para la inspección.
• Envío o puesta a disposición de una copia para el conductor.
• Registro de creación y modificaciones y conservación mínima de un año.
• Búsqueda del histórico por servicio, fecha, vehículo o conductor.

Implantación adaptada a cada flota

No todas las empresas trabajan igual. Una flota con numerosos servicios diarios puede necesitar importación de datos o integración con su programa de gestión. Una empresa pequeña puede priorizar un alta rápida y una forma simple de compartir el documento con el conductor.

El servicio de implantación parte del volumen, los tipos de servicio y la gestión actual para configurar el flujo adecuado. Después se acompaña la puesta en marcha y se mantiene la solución para incorporar ajustes y cambios normativos.

Qué conviene preparar antes de implantarlo

• Tipos de servicios que realiza la empresa.
• Número aproximado de vehículos, conductores y documentos al mes.
• Momento en que se conocen el contratante, el recorrido y los recursos asignados.
• Programa desde el que podrían reutilizarse datos.
• Canal habitual de comunicación con los conductores.
• Personas que crearán, revisarán y conservarán las hojas.

Preguntas frecuentes